Según la normativa mercantil española (RDL 1/2010, de 2 de julio, de Ley de Sociedades de Capital), todas las sociedades sujetas a esta ley (entre las que se incluyen las Sociedades Anónimas y las Sociedades de Responsabilidad Limitada) tienen la obligación de depositar sus Cuentas Anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación por parte de la junta general. Es decir, las sociedades que terminaron su ejercicio el 31 de diciembre de 2016 deberían haber depositado sus cuentas de 2016 en el Registro de su ciudad como muy tarde el 30 de julio de 2017.

Esta obligación afecta a las cuentas anuales individuales y también a las cuentas anuales consolidadas, cuando la sociedad esté obligada a emitirlas.

Hasta ahora, aquellas empresas que no cumplían con esta obligación se enfrentaban “únicamente” al cierre de la hoja registral, es decir, a la imposibilidad de inscribir en el Registro Mercantil cualquier documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento siguiera existiendo, lo que dejaba sin efecto la mayoría de los acuerdos sociales. Pero siendo realistas, la inmensa mayoría de sociedades nunca tiene que inscribir ningún documento en el Registro Mercantil a lo largo del año, salvo las propias cuentas anuales, por lo que esta sanción no tenía ningún efecto disuasorio real.

La ley también contempla un régimen de sanciones económicas que van desde los 1.200 a los 300.000 euros (en función de la dimensión de la sociedad y los años de retraso), pero la verdad es que hasta hoy nunca se había aplicado.

Hasta hoy.

Y es que el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas), que es el organismo facultado para imponer las sanciones, nunca se había mostrado inclinado a tomar cartas en el asunto. Sin embargo, de un tiempo a esta parte el ICAC ha cambiado de actitud (¿voluntad real de hacer cumplir la ley? ¿mero afán recaudatorio?) y a día de hoy ya son varias las sociedades que se han visto castigadas con multas de entre 1.200 euros y 60.000 euros.

Hasta ahora estas sanciones han sido poco frecuentes, casi anecdóticas, pero están contempladas por la ley y el riesgo existe, incluso aunque se presenten las cuentas fuera de plazo (aunque en estos casos se aplica la sanción mínima y reducida en un 50%).

Por eso, si no ha depositado las cuentas porque no ha conseguido que sean aprobadas por la junta general, comunique al Registro la causa con un certificado del administrador, de modo que evitará el cierre de la hoja registral y la posible sanción económica.

Recordar que el depósito de las cuentas (individuales y consolidadas) no es una simple formalidad legal molesta y fastidiosa que no sirve para nada (hay otras que sí, por desgracia, pero ésta en concreto no), pues puede resultarnos necesario para cuestiones muy importantes relacionadas con el negocio. Por ejemplo:

• Una entidad financiera con la que estemos negociando un crédito examinará las cuentas para analizar nuestra solvencia.
• Los proveedores podrían pedirnos las cuentas para evaluar nuestro riesgo de impago.
• Los clientes importantes suelen exigir muestras (es decir, las cuentas anuales) de que tenemos la capacidad económica para prestar el servicio que les estamos ofreciendo.
• Presentar las cuentas es imprescindible para acceder a cualquier licitación o concurso público.
• Y un largo etcétera de situaciones donde sin las cuentas anuales estaríamos “vendidos” (por ejemplo, cualquier directivo de nivel que se precie y al que queramos “fichar” lo primero que hará será consultar nuestras cuentas a través de internet para ver dónde se está metiendo).

Por último, para aquellos rebeldes insobornables que persistan en su empeño de no depositar las cuentas anuales, ya sea por desidia, porque tienen mucho que ocultar o por cualquier otro motivo, informarles que esta infracción prescribe a los 3 años desde que finaliza el plazo legal para proceder al depósito, es decir, que a día de hoy el ICAC podrá sancionarles por la falta de presentación de las cuentas anuales relativas a los ejercicios 2013, 2014 y 2015.

Para ampliar información

RDL 1/2010, de 2 de julio, de Ley de Sociedades de Capital